Was gehört alles in ein Pressekit vom Pressesprecher einer Feuerwehr oder Hilfsorganisation? Was muss immer dabei sein, wenn ein Pressereferent vom ASB, DRK, der DLRG, der Malteser oder der Johanniter in den Einsatz geht?
Presse und Medienarbeit im Einsatz erfolgt in den meisten Fällen lageabhängig noch an der Einsatzstelle. Gerade bei überregionalen, länger dauernden Einsätzen wie beispielsweise dem Kirchentag oder Hochwasser-Einsätzen stehen meist kein Büro oder andere Rückzugsorte zur Verfügung. Daher muss oft in der ersten Phase und womöglich im Verlauf von mobilen Lagen, wenn Einheiten zum Beispiel an verschiedenen Orten eingesetzt werden, mit teils wenig komfortablen Arbeitsplätzen Vorlieb genommen werden.
Aus meiner persönlichen, langjährigen Erfahrung als Pressesprecher möchte ich gerne einige Tipps, Hinweise und Anregungen geben, welche Ausstattung für die „Pressearbeit im Feld“ sinnvoll sein kann.
Die Grundausstattung für die mobile Pressearbeit im Einsatz:
Mobiltelefon:
Um eine telefonische Erreichbarkeit des Pressesprechers sicherstellen zu können, ist ein Smartphone unerlässlich und eigentlich ständiger Begleiter. Nicht nur zum Telefonieren, sondern auch zum „Bespielen“ der Social Media-Kanäle: Kurz einen Tweet gesendet oder ein Bild von der aktuellen Lage bei Instagram oder Facebook gepostet. Kurzes Checken der Mails und für die interne oder externe Kommunikation die Messenger wie WhatsApp oder Threema nutzen, oder dem Redaktuer noch schnell eine SMS senden.
Hinweis Datentarif: Viele Mobilfunkprovider bieten für Feuerwehren und Hilfsorganisationen zu besonderen Konditionen und Rabatten Tarife an. Hier empfiehlt es sich, einmal genauer zu informieren. Bitte beachten: Netzabdeckung und ausreichend Datenvolumen in Abhängigkeit zum monatlichen Preis.
Notebook:
Ein Laptop ist unerlässlich, um Pressemitteilungen zu schreiben oder Mails zu versenden. Wer hofft oder glaubt, über ein Tablet oder gar über ein Smartphone eine Pressemitteilung komfortabel, in angemessener Zeit schreiben zu können, ohne sich die Finger zu brechen und einen Nervenzusammenbruch erleiden, täuscht. Ich hatte das in der Anfangszeit (gut damals gab es noch keine Tablets ;-)…) versucht und bin kläglich gescheitert. Ein Notebook, Powerbook oder wie die Modelle auch immer heißen, ist heute erschwinglich schon für unter 400 € zu bekommen.
Die Verbindung zum Internet kann über einen Datenstick (via Dual-Sim oder Prepaid-Tarif) oder per Verbindung zum Hotspot des Diensttelefons hergestellt werden. Viele Einsatzleitwagen (ELW) stellen immer öfter auch ein Drahtlosnetzwerk zur Verfügung.
Notizbücher:
Ganz wie ein Reporter im eigenen Hause hat ein Pressesprecher immer auch ein Notizbuch dabei. Nach langem langem Ausprobieren habe ich mich für zwei Varianten entschieden: Für die Einsatzjacke und für schnelle Notizen hatte ich von Leuchtturm einen Reporterblock im A6-Format* dabei. Bei Lagebesprechungen, meist an einem Tisch, notierte ich mir die Informationen in einem A5-formatigem Notizbuch von Leuchtturm*. Vorher nutzte ich Moleskine, stellte aber schnell fest, dass das US-Papierformat nicht mit gefalteten DIN-Blättern übereinstimmte. Andere Hersteller sind auch nicht schlecht, aber achtet bitte auf einen kartonierten, festen Umschlag und gegebenenfalls auf perforierte Blätter zum Rausreißen (Spiralbücher haben sich bei mir nicht bewährt). Funktionierendes Schreibgerät erwähne ich jetzt mal nicht.
Auf die im Rettungsdienst überlicherweise genutzte Mappen (für Notfallporotolle etc.) oder Ordner habe ich auch irgendwann verzichtet, da mir das alles zu klobig und viel wurde. Schnell war ich ein Fan von dem (maximal) einen Notizbuch in der Hand.
Visitenkarten:
Oldschool, sicherlich. Aber immer noch ein Zeichen von persönlicher Wertschätzung des Gegenüber, wenn eine Karte „in die Hand gegeben“ werden kann. Mit QR-Codes auf der Visitenkarte kann das lästige Übertragen der Daten wegfallen: Ein Scan und die Daten der Visitenkarte werden in die Kontakte des Journalisten übertragen.
Kennzeichnung:
Ob Rückenklett, Schulterkoller oder Weste. Das ist abhängig von den örtlichen Bedingungen, Absprachen und Dienstanweisungen. Hier sollten Hilfsorganisationen sich villeicht mit den Feuerwehren absprechen, damit ein einheitliches Bild herrscht. In den meisten Bundesländern ist per Empfehlung oder Erlass die Kennzeichnungsfarbe grün. Ich persönlich würde immer die farbige Kennzeichnungsweste für einen Pressesprecher empfehlen. Sie kann unabhängig von Einsatzjacken bei sommerlichen Temperaturen und in Räumlichkeiten auch über die „Dienstbekleidung, leicht“ angezogen werden.
Alarmhandbuch & Medienverteiler:
Das Handbuch des Pressesprechers setzt sich aus zwei Teilen zusammen: den taktischen Erreichbarkeiten eigener und anderer Einheiten, wie auch dem Medienverteiler. Jeweils die Ansprechpartner mit Telefonnummern, Mailadresse(n) und Funktion.
Klar, elektronisch ist schon gut, die Daten in der Cloud gespeichert zu haben. Wenn aber aus unterschiedlichen Gründen kein Internet zur Verfügung steht, ist es immer gut die Daten als PDF (oder als veränderbares Format, wie Word, Excel etc.) auf dem Tablet oder Notebook vorliegen zu haben. Eine Papierversion in einem (DinA5-)Ordner kann auch nicht schaden…;-)
Übrigens: Kontaktdaten von Journalisten sollten zeitnah eingepflegt werden.
Special: Vor einigen Jahren habe ich den „gelben Zettel“ optimiert: Gerade wenn eine Medienanfrage reinkommt, sollten wichtige Daten und der Kontakt des Journalisten notiert werden. Kopiert oder Durckt diese Vorlage des gelben Zettels auf ein, wie soll es anders sein, gelbes Blatt – dann ist auch in vielen Unterlagen und Stapeln von Papier die Presseanfrage immer schnell zu finden.
Zugangsdaten:
Kling banal, aber die Zugangsdaten zum Mail-Account, zur Website oder auch die PIN für die SIM-Karte sollte sicher im Portemonnaie oder sonstwo sicher aufbewahrt sein.
Wer übrigens, nicht nur dienstlich oder beruflich, sondern auch privat nach einer guten Lösung für Passwörder, Zugangsdaten oder Logins sucht, dem kann ich wirklich 1Password empfehlen. Sicherlich eine kleine(re) Investition, die sich aber aufgrund Synchronisation mit mobilen Endgeräten und der Intetragtion in unter anderem Browser etc lohnt. Einen Erfahrungsbericht von idomix findet Ihr hier bei Youtube (wenn auch für Mac, analog dazu Windows)
Akkus & Kabel:
Ebenfalls solltet Ihr auch immer an Ladekabel, geladene Akkus (Tipp Akku-Powerpack, siehe weiter unten) und Kabel für den Datentransfer denken.
Wie nun alles „verlasten“?
Das alles kann gut in einer Notebooktasche oder in einem Rucksack verstaut werden. In der Anfangszeit hatte ich immer einen Pilotenkoffer dabei. Der war zwar stabil und robust, das Tragen in unwegsamen Gelände hat sich als wenig komfortabel herausgestellt.
Die Profi-Ausstattung:
Schildersatz:
„Pressekonferenz hier“, „Presse-Center“, „Aufenthalt Journalisten“. So oder so ähnlich können Schilder im passenden Corporate Design bedruckt und laminiert sein, um sie bei einer statischen Lage vor Ort aufhängen zu können.
„Mobiles Office“:
In kleinen Kisten (eines schwedischen Möbelherstellers, beispielsweise) könnt Ihr Euch ein mobiles Büro zusammenstellen: Ganz klassisch mit Locher, Hefter, Lineal, Stiften (Bleisitifte, Textmarker, Whiteboard-Marker, etc) und Klebeband. Farbige Post-its und Moderationskarten, ein bis zwei Klemmbretter und farbige, transparente Umschläge (diese verschließbaren Mappen) sind auch nützlich. Theamtisch könnte hierzu noch eine kleine Moderations-Box gepackt werden, wenn in einem Büro im Pressezentrum für die Presse- und Medienlage vorbereitet werden muss.
Die Kinder-Uhr:
In meinen Seminaren erzähle ich immer von der Kinderuhr. Während des Zugunglückes in Eschede bei Celle in Niedersachsen Anfang Juni 1998 wurde an ein Zelt eine Kinderuhr (ohne Batterien) gehängt. Die Journalisten sahen an der eingestellten Uhrzeit sofort, wann der nächste Pressetermin geplant war. Hier ist der Kreativität keine Grenze gesetzt.
Das „leidige Thema“:Dienstfahrzeug
Ein Pressesprecher muss bei größeren Lagen mobil im Einsatzraum sein und sollte auch unabhängig von der primären Einheit agieren können. Diskussionen entfachen meist, wenn es genau um dieses Thema geht, denn oft sind die finanziellen Mittel dafür nicht immer gegeben. Ob es nun ein voll ausgestattetes Büto, ähnlich einem ELW1 sein muss, oder ob ein Fahrzeug auf Basis eines Kombis oder eines kleinen Transporters nicht auch reicht, ist vor Ort zu klären.
Ein Blaulicht muss übrigens nicht mit auf dem Fahrzeug sein, denn ein Pressesprecher kann und darf nach StVO (§35 und §38) keine Sonder- und Wegerechte in Anspruch nehmen. Statt einem Blaulicht könnte beispielsweise eine gelbe oder grüne (Achtung hier die örtlichen Bedingungen und Farbgebungen klären) Rundumkennleuchte am Fahrzeug oder auf einem Stativ angebracht werden. Auch Magnetschilder („mobile Pressestelle“) sind denkbar
Kommunikationsmittel:
Ein (digitales) Handprechfunkgerät kann sinnvoll für die Erreichbarkeit sein. Andererseits kann ein Pressesprecher so quasi live mit im Einsatzgeschehen dabei sein. Hier habe ich die Erfahrungen gemacht, dass es manchmal auch störend sein kann, jeden Funkspruch und jede Meldung mitzubekommen. Wenn ein Handsprechfunkgerät genutzt wird, dann mit Headset (also die In-Ear-Sets, nicht vor dem Gesicht). Bei Kontakt mit Journalisten wird das Funkgerät grundsätzlich ausgeschaltet und weggepackt.
Datenträger:
Einen USB-Stick oder Speicherkarten fürs Smartphone oder die Kompaktkamera sind immer nützlich und sind kein Ballast. Lange war ich auf der Suche nach einem USB-Stick, der quasi „unkaputtbar“ ist und eventuell auch am Schlüsselbund befestigt werden kann. Wenig halte ich von diesen Plastikteilen, die sich schon bei kleinster Beanspruchung auflösen. Sehr zufrieden bin ich mit dem Kingston DataTraveler*: robust, schaut schick aus und kann auch mal am Schlüsselbund befestigt werden.
Zusatz-Package „Mobile Reporting“
Wer sein Smartphone für einen schnellen Film für Facebook, Twitter oder Youtube mit einsetzen will, sollte immer auch an ausreichend Power und den guten Ton denken:
Akku-Pack:
Hier gibt es viele Hersteller und Marken. Sinnvoll sind möglichst kleine und kompakte Powerbanks. Achtet hierbei auf einen möglichst höheren mAh-Wert, damit das Smartphone oder Tablett auch eventuell mehrfach geladen werden kann.
Ganz gute Erfahrungen habe ich mit der Intenso-Powerbank A5200* bisher gemacht, denn wenn auch die 5200mAh für ein bis zwei Voll-Ladungen meines Iphones 6 reichten.
Mikrofon:
Wenn für den Youtube-Channel oder das Instagram-Video ein O-Ton vom Einsatzleiter nötig ist, dann sollte schon ein qualitativ hochwertiges Mikrofon eingesetzt werden. Unterscheiden muss man hier zwischen einem Handmikrofon für das schnelle Statement (ich nutze das iOS-kompatible iRig-Mic*) und für längere Interviews ist ein Lavalier Mikrofon, also ein Ansteck- oder Kragenmikrofon, sinnvoll.
Wer übrigens nützliche Tipps zum Thema Mobile Reporting sucht, dem kann ich den Beitrag von dem Journalisten und Blogger Richard Gutjahr empfehlen.
Zusatz-Package „Komfort“
Als Pressesprecher für Landeskomponenten arbeitet man meist „im Felde“ losgelöst von heimischen Strukturen, daher ist auch hier eine Vorbereitung sinnvoll und nötig.
„Pack Dir immer ein frisches Hemd mit ein“, war ein Ratschlag während meiner Führungsausbildung. Den Tipp habe ich noch optimiert. Meine Packliste für zwei bis drei Tage umfasste neben Kleidung zum Wechseln auch immer einen Satz Dienstbekleidung mehr, das saubere Hemd oder Shirt hatte ich immer speziell für Kamera-Termine parat. Das klingt auf den ersten Blick lächerlich, ein Kamera-Shirt dabei zu haben. Aber wer schon einmal mit einem „sommerlich durchgearbeitetem“ Poloshirt vor die Kamera wollte, wird sich an meine Worte erinnern 😉
Trockenfutter wie Müsliriegel, Instantsuppen oder Instantkaffe sind leicht zu verpacken und mit Wasser an der Einsatzstelle schnell im Thermobecher zubereitet. Das alles hatte ich immer in einer Sporttasche verstaut, die ich alle vier bis sechs Monate dann neu gepackt hatte und auf Vollständigkeit überprüft habe.
Was habt Ihr alles so dabei im Einsatz? Welche Erfahrungen habt Ihr gemacht?
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